Digitalisierung bedeutet nicht, PDFs in Ordnern abzulegen, sondern aus ihnen ohne Handarbeit geprüfte Daten zu gewinnen. Die Informationen sind längst vorhanden — in Excel-Mappen, PDFs, Scans und Nachträgen per E-Mail —, nur nicht in einer Form, die ein System verwenden kann.
Weniger manuelle ErfassungExcel · PDF · Scans · E-MailSchema-PrüfungKonfidenzschwellenLückenloses Prüfprotokoll
So funktioniert die Verarbeitung
Läuft als Container in Ihrer Umgebung — auf eigener Infrastruktur oder in der EU-Datenzone
01
Eingang
Excel · PDF · Scan · E-Mail
02
Erkennen und Auslesen
bekannte Formate regelbasiert, alle übrigen per KI
03
Prüfung nach Schema
jeder Wert anhand fester Regeln
04
Menschliche Prüfung
nur bei unsicheren Ergebnissen erforderlich
05
Geprüfte Daten
in Ihr System · mit vollständigem Prüfprotokoll
Ein Baustein, der sich in Ihre Prozesse einfügt: Jeder Dokumenttyp durchläuft denselben Ablauf. Welche Formate, Felder und Prüfregeln gelten, bestimmen Sie.
Das Problem mit der Abkürzung
Ein Sprachmodell auf ein PDF loszulassen und das Ergebnis zu übernehmen ist schnell gebaut und im Betrieb gefährlich: Modelle erfinden im Zweifel plausible Werte. Bei Rechnungsbeträgen, Mengen oder Personendaten ist das keine Unannehmlichkeit, sondern ein Schaden.
Ich setze deshalb bewusst auf Kontrolle. Wo das Format bekannt ist, wird nach festen Regeln ausgelesen. Nur wo das nicht möglich ist, kommt ein Modell zum Einsatz — und dessen Ergebnis muss die Prüfung gegen ein vorgegebenes Schema bestehen, bevor es in Ihre Systeme gelangen kann.
Die Kontrollpunkte
Jeder extrahierte Wert wird anhand eines JSON-Schemas geprüft. Was nicht passt, wird nicht übernommen, sondern zur Nachbearbeitung zurückgestellt.
Für jedes Feld bleibt die Herkunft nachvollziehbar: aus welchem Dokument, aus welcher Zeile und mit welcher Erkennungssicherheit. Unterhalb einer festgelegten Schwelle wird der Fall von einem Menschen geprüft, statt automatisch weiterzulaufen.
Alle Schritte landen in einem Prüfprotokoll, das nur ergänzt und nie überschrieben wird. Dasselbe Dokument kann mehrfach eingespielt werden, ohne Dubletten zu erzeugen.
Aus der Praxis
Für einen maritimen Transportdienstleister habe ich genau das entwickelt: Informationen zu Besatzungswechseln kommen als Excel-Dateien mit mehreren Tabellenblättern, PDF-Listen, Scans und E-Mails, die in letzter Minute eintreffen. Das System führt alles zu einem nachvollziehbaren Datensatz pro Person zusammen und erzeugt eine bereinigte CSV-Datei für das Buchungssystem.
Wo das in Ihrem Betrieb passt
Der maritime Fall ist nur ein Beispiel. Die gleiche Automatisierung lohnt sich überall dort, wo heute jemand Angaben aus einem Dokument in ein System abtippt oder aus mehreren Quellen zusammensucht: Eingangsrechnungen und Lieferscheine, Bestell- und Auftragsdaten, Formulare und Anträge, Zertifikate und Nachweise, das Anlegen neuer Kunden- oder Lieferantenstammdaten.
Eine einfache Faustregel: Besteht eine wiederkehrende Aufgabe darin, Zahlen oder Felder aus einem PDF, einer Excel-Datei oder einer E-Mail in eine Maske zu übertragen — und das mehrmals pro Woche —, dann ist das ein Fall dafür.
Der Gewinn ist jedes Mal derselbe: Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr abtippen und gewinnen Zeit für Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen verlangen. Übertragungsfehler bei der manuellen Erfassung entfallen, weil jeder Wert geprüft wird. Die Kosten bleiben planbar, weil die Automatisierung günstig und häufig auf vorhandener Hardware läuft.
Was Sie bekommen
Verarbeitungskette von Ihren Eingangsformaten bis in Ihr Zielsystem
Schema-Prüfung, damit ungeprüfte Werte nicht durchrutschen
Schwellenwerte mit festgelegter Übergabe an die menschliche Prüfung
Quellennachweis auf Feldebene und lückenloses Prüfprotokoll
Betrieb wahlweise vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur
Häufige Fragen
Verlassen unsere Dokumente das Haus?
Nur wenn Sie es möchten. Die Verarbeitung kann vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen, sodass kein Dokument Ihr Netzwerk verlässt. Alternativ erfolgt sie in der EU-Datenzone innerhalb der EU-Datengrenze.
Wie zuverlässig ist die Erkennung?
Das hängt vom Dokumententyp ab, und genau deshalb wird gemessen statt versprochen. Bekannte Layouts werden nach festen Regeln ausgelesen und sind praktisch fehlerfrei; bei freien Formaten bestimmt ein Schwellenwert, ab wann ein Mensch das Ergebnis prüfen muss.
Können wir die geprüften Daten an unser Zielsystem übergeben?
Ja. Die Ausgabe entsteht in genau dem Format, das Ihr Zielsystem erwartet — zum Beispiel als CSV oder JSON, über eine vorhandene Schnittstelle oder als kontrollierter Import.
Ist so eine Automatisierung förderfähig?
Häufig ja. Vorhaben zur Digitalisierung und Prozessautomatisierung sind für kleine und mittlere Unternehmen je nach Bundesland und Programm förderfähig; die Einordnung hängt von Ihrem Standort und Vorhaben ab. Ich liefere die technische Beschreibung, die ein Förderantrag braucht — die Antragstellung selbst begleitet in der Regel Ihr Steuer- oder Förderberater.